Realizacja projektów, które otrzymały dofinansowanie, wiąże się z szeregiem obowiązków. Od momentu podpisania umowy o dofinansowanie do etapu rozliczania, a później trwałości projektu mijają miesiące, a nawet lata. Prowadzenie projektu zgodnie z umową o dofinansowanie oraz załącznikami do niej gwarantuje jego przepisowe i poprawne rozliczenie, w wyniku czego zostanie wypłacone dofinansowanie.

Do etapów realizacji projektów zaliczamy:

  1. Podpisanie umowy o dofinansowanie;
  2. Kwalifikowalność wydatków;
  3. Kontrolę projektu;
  4. Sprawozdawczość, rozliczenie projektu wraz z weryfikacją dokumentacji;
  5. Promocję projektu;
  6. Trwałość projektu.

Sprawozdawczość i rozliczenie projektu

W trakcie całego okresu realizacji projektu beneficjent jest zobowiązany do informowania instytucji udzielającej dofinansowania o kolejnych postępach realizacji projektu w postaci sprawozdań. Wnioski sprawozdawcze wypełnia się za pośrednictwem systemu informatycznego lub na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich sporządzania jest określona w umowie o dofinansowanie projektu. Celem sprawozdań jest poinformowanie instytucji udzielającej dofinansowania o podejmowanych działaniach, osiągniętych wskaźnikach oraz poniesionych wydatkach. Beneficjenci zobowiązani są również do wskazania planu działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania. Sprawozdania są nieodłączną częścią wniosku o płatność. Na podstawie prawidłowo złożonego wniosku następuje wypłata przyznanego dofinansowania w formie refundacji lub zaliczki.

Wnioski o płatność składa się za pośrednictwem systemu informatycznego SL2014 lub w wersji papierowej (w zależności od instytucji).

Sprawozdania z realizacji projektu będą weryfikowane zgodnie z założeniami przedstawionymi w umowie o dofinansowanie, jak również zgodnie z ponoszonymi wydatkami. Każdy wniosek podlega weryfikacji wraz z możliwością jego poprawy. Dofinansowanie może zostać cofnięte w przypadku określenia przez instytucję, że projekt jest realizowany niezgodnie z założeniami umowy o dofinansowanie lub poprzez nieosiągnięcie założonych w projekcie celów. Inną sytuacją, w której może nastąpić naruszenie procedur, przez co konieczny będzie zwrot części lub całości dofinansowania, jest niedochowanie metod związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

O płatność występuje się w przypadku:

  • wnioskowania o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
  • wnioskowania o refundację kosztów, które zostały poniesione.

Gdy występujemy o zaliczkę, jej wysokość kalkulowana jest na podstawie kosztów, jakie zostały zaplanowane do poniesienia w budżecie projektu w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej, beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia zestawienia wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie.

Największe wyzwanie dla beneficjentów stanowi prawidłowe rozliczenie projektu. Najlepszym rozwiązaniem dla beneficjenta jest zatrudnienie specjalisty, który poprowadzi projekt zgodnie z harmonogramem realizacji projektu oraz przeprowadzi zgodnie z wytycznymi postępowania przetargowe. Najczęstsze błędy popełniane są przy postępowaniach przetargowych związanych z zakupem towarów lub usług. Wyzwaniem dla beneficjentów staje się przeprowadzenie skomplikowanej procedury przetargowej (z zachowaniem zasady konkurencyjności), odpowiednie sporządzenie dokumentacji przetargowej (zapytania ofertowego, specyfikacji technicznej) zgodnie z wytycznymi, a później wybór odpowiedniego wykonawcy. Należy pamiętać, że poza stworzeniem zapytania ofertowego istotną kwestią jest jego publikacja, później udokumentowanie postępowania wraz z propozycjami od oferentów i wybór najkorzystniejszej oferty. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z wybranym wykonawcą. Realizacja zadania po zakupie towaru lub usługi obejmuje odpowiednie udokumentowanie postępowania ofertowego w postaci faktur i protokołów zdawczo-odbiorczych.

 

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

Fundusze Europejskie w Polsce – nowy rok, nowe możliwości

DiF_24_7.jpg

Przedsiębiorcy, którzy planują długookresowe kierunki rozwoju, nastawione na wdrażanie innowacji wykorzystujących najnowsze rozwiązania i technologie, mają szansę na uzyskanie dofinansowania w ramach Funduszy Europejskich.

Czytaj więcej
Tylko on-line nr 18/2018

Dofinansowane usługi doradcze w zakresie innowacji - dwie ostatnie szanse skorzystania z dofinansowania inwestycji w Poddziałaniu 2.3.1 POIR

Czego potrzebuje firma? Jakie technologie można, a jakie należałoby wdrożyć w przedsiębiorstwie? Które spośród innowacyjnych rozwiązań mogą przynieść firmie największe korzyści? W jaki sposób efektywnie wprowadzić innowacyjny produkt na rynek? Jak sfinansować inwestycję? Na te i na wiele innych pytań odpowiedzą konsultanci Ośrodków Innowacji akredytowanych przez Ministerstwo Rozwoju, w ramach świadczenia usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym.

Czytaj więcej

Zmiany w SME Instrumencie - co nas czeka w 2018 roku?

Jedyną stałą rzeczą w życiu są zmiany. SME Instrument (SMEI) idealnie wpisuje się w to stwierdzenie. Komisja Europejska zaplanowała szereg usprawnień, które mogą zaskoczyć małe i średnie firmy z całej Europy. Aby lepiej się do nich przygotować, opracowaliśmy materiał o zmianach oraz krótkie podsumowanie tego, jak wyglądał rok 2017 w SMEI – czyli kto był najskuteczniejszy i jak w tym wszystkim odnalazły się polskie firmy.

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama