Temat odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości nie należy do prostych i budzi wiele wątpliwości. Wątpliwości narastają, gdy odpowiedzialność za rachunkowość jednostki jest „rozproszona” tj. gdy firma zdecyduje się przekazać prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Już na wstępie należy jednak podkreślić, że to zawsze kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jest tak nawet wtedy, gdy określone obowiązki w tym zakresie zostaną powierzone osobie trzeciej (biuru rachunkowemu). Zmienia się w tym przypadku jedynie podstawa tej odpowiedzialności z bezpośredniej na odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie oznacza przy tym, że biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności za świadczone usługi w zakresie rachunkowości.

Odpowiedzialność kierownika jednostki za rachunkowość

Ustawa o rachunkowości jasno wskazuje (art. 4 ust. 5 uor), że:

Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Z zacytowanego przepisu ustawy o rachunkowości wynika zatem, że:

  • to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości,

Kierownikiem jednostki (zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 uor) jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, albo osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2019 r. poz. 63);

Ustawa o rachunkowości właśnie kierownikowi jednostki przypisuje większość obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości. Według ustawy o rachunkowości odpowiada on zatem za:

  • ustalanie w formie pisemnej i aktualizację polityki rachunkowości (art. 10 ust. 2 uor),
  • powiadomienie właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych i zapewnienie dostępności ksiąg rachunkowych z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (art. 11a uor),
  • podjęcie decyzji o stosowaniu jednej z 4 możliwych metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę (art. 17 ust. 2 uor),
  • zezwolenie na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (art. 20 ust. 4 uor),
  • wskazywanie dowodu, który będzie podstawą do dokonania zapisu w księgach rachunkowych w przypadku gdy jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu (art. 22 ust. 4 uor),
  • sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 uor),
  • zawarcie z firmą audytorską umowy o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (art. 66 ust. 5 uor), a także o jej rozwiązaniu (art. 66 ust. 9 uor),
  • zapewnienie biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, dostępu do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udzielanie wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z badania (art. 67 ust. 1 uor),
  • złożenie we właściwym rejestrze sądowym rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdania z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 ust. 1 uor),
  • ogłoszenie rocznego sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w przypadku jednostek nieskładających sprawozdań finansowych do KRS (art. 70 uor),
  • złożenie we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 70a uor),
  • udzielanie zgody na udostępnianie osobom trzecim zbiorów rachunkowości lub ich części (art. 75 uor).

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

Spółka akcyjna jako podmiot zaufania publicznego - emisja akcji

DiF_27_12.jpg

Spółka akcyjna należy do grupy spółek kapitałowych, obok spółki z o.o., i nazywana jest często mianem „najbardziej kapitałowej” spółki kapitałowej. Definicja ta jest tym bardziej właściwa, że spółka akcyjna nie ma jakichkolwiek cech spółek osobowych, a centralne miejsce w niej zajmuje kategoria kapitału podstawowego (dawniej zakładowego)1.

Czytaj więcej
Tylko on-line nr 27/2019

Jak długo trwa mandat lub kadencja członka zarządu spółki z o.o.

W spółkach z o.o. często dochodzi do sporów w przypadku, gdy kadencja członka zarządu nie jest dostatecznie wyraźnie określona. Wiele z tych sporów kończy się dopiero w sądzie, co z perspektywy spółki i efektywnego zarządzania nie jest sytuacją pożądaną. W opracowaniu zwracamy uwagę na to jakie zapisy powinny być umieszczone w umowie spółki z o.o. tak, aby było jasne na jak długo został powołany członek zarządu, czyli w jakim terminie może on realnie reprezentować spółkę. Niepewność w tym zakresie może spowodować negatywne skutki nie tylko dla samej spółki, ale też dla jej kontrahentów.

Czytaj więcej
Tylko on-line nr 26/2019

Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zakończenie działalności przez likwidację dotyczy wszystkich rodzajów spółek, zarówno kapitałowych, jak i osobowych. Powodów likwidacji jest w zasadzie tyle, ile jest spółek, ponieważ każde zakończenie działalności ma swoją większą lub mniejszą specyfikę. Czasami mogą to być przyczyny osobiste (np. odejście właścicieli na emeryturę), przeważają jednak przyczyny ekonomiczne (mała rentowność, zmiana warunków rynkowych, brak satysfakcjonującej płynności finansowej), zmiana przepisów dotycząca możliwości prowadzenia działalności (np. konieczność posiadania zezwoleń i koncesji), zbyt duża konkurencja, upływ czasu, na jaki została powołana spółka, zrealizowanie celu działalności spółki i wiele innych.

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama