Temat odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości nie należy do prostych i budzi wiele wątpliwości. Wątpliwości narastają, gdy odpowiedzialność za rachunkowość jednostki jest „rozproszona” tj. gdy firma zdecyduje się przekazać prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Już na wstępie należy jednak podkreślić, że to zawsze kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jest tak nawet wtedy, gdy określone obowiązki w tym zakresie zostaną powierzone osobie trzeciej (biuru rachunkowemu). Zmienia się w tym przypadku jedynie podstawa tej odpowiedzialności z bezpośredniej na odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie oznacza przy tym, że biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności za świadczone usługi w zakresie rachunkowości.

Odpowiedzialność kierownika jednostki za rachunkowość

Ustawa o rachunkowości jasno wskazuje (art. 4 ust. 5 uor), że:

Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Z zacytowanego przepisu ustawy o rachunkowości wynika zatem, że:

  • to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości,

Kierownikiem jednostki (zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 uor) jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, albo osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2019 r. poz. 63);

Ustawa o rachunkowości właśnie kierownikowi jednostki przypisuje większość obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości. Według ustawy o rachunkowości odpowiada on zatem za:

  • ustalanie w formie pisemnej i aktualizację polityki rachunkowości (art. 10 ust. 2 uor),
  • powiadomienie właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych i zapewnienie dostępności ksiąg rachunkowych z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (art. 11a uor),
  • podjęcie decyzji o stosowaniu jednej z 4 możliwych metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę (art. 17 ust. 2 uor),
  • zezwolenie na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (art. 20 ust. 4 uor),
  • wskazywanie dowodu, który będzie podstawą do dokonania zapisu w księgach rachunkowych w przypadku gdy jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu (art. 22 ust. 4 uor),
  • sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 uor),
  • zawarcie z firmą audytorską umowy o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (art. 66 ust. 5 uor), a także o jej rozwiązaniu (art. 66 ust. 9 uor),
  • zapewnienie biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, dostępu do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udzielanie wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z badania (art. 67 ust. 1 uor),
  • złożenie we właściwym rejestrze sądowym rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdania z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 ust. 1 uor),
  • ogłoszenie rocznego sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w przypadku jednostek nieskładających sprawozdań finansowych do KRS (art. 70 uor),
  • złożenie we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 70a uor),
  • udzielanie zgody na udostępnianie osobom trzecim zbiorów rachunkowości lub ich części (art. 75 uor).

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

Idealna forma organizacyjno‑prawna prowadzenia działalności gospodarczej – fakt czy mit?

DiF_70_12.jpg

Działalność gospodarczą można prowadzić w wielu różnych formach organizacyjno-prawnych. Czy istnieje forma idealna? Sprawdźmy.

Czytaj więcej
Tylko on-line nr 31/2020

E‑sprawozdanie ‑ problemy praktyczne

Od 1 października 2018 r. wszystkie roczne sprawozdania finansowe muszą być sporządzane w postaci elektronicznej oraz składane drogą elektroniczną do odpowiedniego dla danego typu jednostki repozytorium - KRS lub do KAS. W raporcie przedstawiamy problemy praktyczne, z którymi można się spotkać, dokonując weryfikacji poprawności schem (struktur logicznych sprawozdań finansowych) oraz błędy, które mogą uniemożliwić skuteczne złożenie e-sprawozdania finansowego. Opracowanie jest skierowane głównie do podmiotów innych niż banki, ubezpieczyciele, domy maklerskie czy SKOK-i.

Czytaj więcej

Montaż finansowy w zakresie wykorzystania środków pomocowych

DiF_30_12.jpg

Z budżetem projektów współfinansowanych ze środków pomocowych ściśle wiąże się pojęcie montażu finansowego. Polega on na określeniu źródeł finansowania projektu i ich procentowego udziału w całym przedsięwzięciu. Po rozpisaniu wydatków związanych z zaplanowanym do realizacji projektem na poszczególne źródła finansowania otrzymujemy informację, jaką część wydatków możemy sfinansować ze środków wspólnotowych, ile wynosi wkład krajowy, a ile trzeba wyłożyć ze środków własnych.

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama